Interní účetní směrnice SVJ

Ze zákona o účetnictví vyplývá pro SVJ povinnost vypracovat interní účetní směrnici. Důvodem je skutečnost, že v právních předpisech jsou určena pouze obecná pravidla a účetní jednotka si tato pravidla sama upřesňuje ve svých vnitřních normách. Jejich smyslem je aplikovat zákonné předpisy na konkrétní podmínky v účetní jednotce. Téměř nutností je existence účetní směrnice pro kvalitní součinnost mezi SVJ a externí společností zajišťující pro SVJ účetní služby.

Neexistence interní účetní směrnice může být dle Zákona č. 563/1991 Sb. považována za správní delikt a při kontrole za ni lze finančním úřadem uložit pokutu. Z hlediska SVJ pak mohou chybět pravidla pro oběh a pro kontrolu účetních dokladů. Tím vzniká nebezpečí náhodného i úmyslného proplacení vadné čí neoprávněné faktury. Existenci interní účetní směrnice lze považovat za základní zákonnou podmínku hospodaření SVJ.

Interní účetní směrnice zpravidla obsahuje:
1. Stanovení účtového rozvrhu
2. Stanovení způsobů účtování
3. Pravidla oběhu dokladů
4. Pravidla účetní závěrky
5. Pravidla inventarizace
6. Aktuální podpisové vzory
7. Ostatní

Cílem vnitřní směrnice není jen splnění právního předpisu, ale také zavedení jasného systému do účetnictví SVJ. Důležitý prvek směrnic je stanovení odpovědnosti osob za konkrétní činnost. Vnitřní směrnice SVJ musí být schválené a podepsané statutárním orgánem a buď správcem nebo osobou zpracovávající účetnictví SVJ. Za existenci účetní směrnice a za její celkové dodržování odpovídá výbor SVJ a zejména pak předseda výboru.

≡ Pravidla oběhu dokladů

Důležitou součástí směrnice jsou pravidla pro oběh a kontrolu účetních dokladů. Mimo jiné definují požadavky na formální kontrolu došlých faktur a na kontrolu jejich obsahu. Výsledkem kontroly je rozhodnutí o schválení úhrady faktury. Nebo o jejím vrácení dodavateli, aby provedl opravu formálních náležitostí nebo obsahu fakturace. Chybné formální náležitosti mohou být důvodem k sankcím při kontrole prováděné finančním úřadem. Příklad pravidel oběhu přijatých faktur je níže - viz [6].

Existence a dodržení pravidel pro oběh a kontrolu dokladů bude základní náležitostí při zkoumání zodpovědnosti za porušování pravidel při správě cizího majetku.

Pravidla pro oběh a kontrolu účetních dokladů jsou popsána obecně. Rozhodnutím výboru SVJ pak musí být určena konkrétní osoba odpovědná za kontrolu formálních náležitostí a určeny osoby odpovědné za kontroly obsahové správnosti faktur. Za obsahovou správnost mají odpovídat osoby určené rozhodnutím výboru pro dohled na realizaci nákupu daného druhu služby či zboží nebo za realizaci akce hrazené z fondu oprav. Za splnění zákonné povinnosti vytvoření a dodržování pravidel pro oběh účetních dokladů odpovídá výbor SVJ a zejména pak předseda výboru.

≡ Pravidla účetní závěrky

Z Občanského zákoníku plyne pro výbor SVJ povinnost připravit a shromáždění SVJ předložit ke schválení roční účetní závěrku. Jedná se o právní krok, po kterém musí být účetnictví daného roku uzavřeno a nesmí v něm už být prováděny naprosto žádné změny.

K návrhu usnesení o schválení účetní závěrky musí být přiloženy rozvaha, výsledovka a textová příloha. Všechny 3 přílohy mají být podesány osobou, která je sestavila a dále i předsedou a dalším členem výboru SVJ. Členové SVJ mají návrh účetní závěrky dostat s přiměřeným předstihem, aby se mohli výboru SVJ dotazovat na případné nejasnosti. Pokud by SVJ dosáhlo zisku nebo ztráty, musí být součástí navrženého usnesení i rozhodnutí o způsobu, jak s nimi bude naloženo. Toto rozhodnutí přísluší výhradně shromáždění. Příklad usnesení o schválení závěrky je níže - viz [3].

Schválení účetní závěrky musí být zařazeno na program výročního shromáždění SVJ a má k němu být otevřena diskuze. Následně musí shromáždění rozhodnout, zda bude předložená účetní závěrka schválena. Včetně rozhodnutí o naložení s případným ziskem či ztrátou.

Usnesení o schválení účetní závěrky je nakonec podepsáno předsedou a místopředsedou výboru SVJ a musí být vloženo do sbírky listin vedené obchodním rejstříkem (včetně všech 3 příloh). Za splnění zákonné povinnosti schvalovat účetní závěrku schromážděním a vkládat ji do sbírky listin OR odpovídá výbor SVJ a zejména pak předseda výboru.

K čemu je schvalování účetní závěrky dobré ? Je velmi důležitým kontrolním nástrojem, který dává členům SVJ informace o finanční situaci SVJ. Lidé s ekonomickým vzděláním, s finančními znalostmi nebo s podnikatelskými zkušenostmi dokáží odborně posoudit přílohy k účetní závěrce. Pro ostatní členy SVJ je velice důležité, aby na začátku diskuze byly na shromáždění předsedou výboru srozumitelně vysvětleny hlavní finanční údaje a jejich změny vůči předchozímu období. Následně musí mít členové SVJ právo vznášet k finanční závěrce své dotazy a výbor jim na ně musí poskytnout uspokojivé odpovědi. Schválením účetní závěrky shromáždění potvrdí činnost výboru za předchozí rok. V případě eventuálního neschválení má logicky následovat odvolání výboru SVJ.

≡ Zdroje informací:

[1] Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví

[2] Vyhláška č. 504/2002 Sb., pro účetní jednotky jejichž hlavní činností není podnikání

[3] Usnesení o schválení účetní závěrky SVJ, vzorový příklad

[4] Účetní a daňová problematika byt. družstev a SVJ od A do Z, Ing. Neplechová CSc., Ing. Durec, vydal Anag 2011

[5] Založení a vedení účetnictví společenství vlastníků jednotek, Michaela Nová, bakalářská práce 2012

[6] Pravidla oběhu přijatých faktur, příklad interní směrnice